KSeF – podstawy
Czym jest Krajowy System e-Faktur i co oznacza dla firm?
Wprowadzamy w temat i przekazujemy pierwszą część praktycznych wskazówek.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wkrótce stanie się obowiązkowy.
KSeF można wdrożyć w firmie przed datą obowiązkową – sprawdź czy warto.
Daty
Wydarzyło się
- 01.01.2022 – system zostaje udostępniony w wersji dobrowolnej
- 04.08.2023 – Prezydent podpisuje nowelizację ustawy wprowadzającą obowiązkowy KSeF od 01.07.2024
- 20.01.2024 – Minister Finansów ogłasza, że KSeF w wersji obowiązkowej nie wejdzie w 2024
Czasu na wdrożenie jest pozornie dużo jednak odległa data nie jest przypadkowa. Jest to najpoważniejsza zmiana systemu od czasu pojawienia się faktur, która będzie wymagała szeregu zmian w każdej firmie.
Zalecamy harmonogram
- styczeń-czerwiec 2024 – czas na poznanie zasad KSeF
- lipiec-grudzień 2024 – czas na wdrożenie
Daty krytyczne
01.07.2024 system staje się obowiązkowy dla firm rozliczających VAT, pół roku później dla pozostałych. Czekamy na ogłoszenie daty obowiązku, do tego czasu wdrożenie jest dobrowolne.
Sprawdź w swoim biurze rachunkowym czy warto przejść na KSeF wcześniej.
Co to jest e-faktura
E-faktura to faktura wystawiona online w ramach systemu KSeF. E-faktury nazywane są także fakturami ustrukturyzowanymi, obie nazwy są w użyciu.
E-faktura musi mieć nadany indywidualny numer KSeF, który będzie generowany przez system online.
Jedynie prawidłowo wystawiona faktura, zgodna ze wzorem logicznym może być skutecznie przesłana do KSeF i stanie się e-fakturą.
Numer KSeF jest innym numerem niż numer faktury nadawany przez nasz system do wystawiania faktur. Są to dwa różne numery.
E-faktury nie możemy mylić fakturą elektroniczną jaką znamy dotychczas, czyli fakturą, która była wysyłana kontrahentowi w formie elektronicznej – na przykład jako plik PDF.
Wystawianie e-faktur
Zmieni się dotychczasowy sposób wystawiania i wysyłania faktur. Faktura stanie się ważna po uzyskaniu kodu autoryzacji (kodu KSeF), a datą wystawienia faktury będzie data przesłania jej do KSeF. Nie będzie możliwe wystawienie faktury z datą wsteczną.
Faktura, która zostanie wystawiona lecz wbrew obowiązkowi nie zostanie przesłana do KSeF nie będzie ważna czyli nie będzie rodziła żadnych skutków prawnych ani podatkowych.
Otrzymywanie e-faktur
E-fakturę uznaje się za dostarczoną w momencie nadania tej fakturze numeru KSeF, nawet jeśli nie zostanie przekazana odbiorcy.
KSeF nie będzie informował nas, że w systemie pojawiła się nowa faktura wystawiona na naszą firmę.
Przekazywanie e-faktur do księgowości
Nowy standard faktur będzie wymagał uzgodnienia z biurem rachunkowym sposobu przekazywania faktur przychodowych oraz kosztowych i zakupowych do zaksięgowania. Możesz upoważnić biuro rachunkowe do pobierania Twoich faktur z KSeF do zaksięgowania i nie martwić się czy masz u siebie komplet.
Przelewy za e-faktury
Zmieni się także sposób dokonywania przelewów, więcej w następnych wpisach na blogu.
Kary
Co jeśli firma nie wdroży KSeF?
Nie wystawienie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z obowiązkami będzie podlegało karze pieniężnej. Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSeF jest przesądzone. To rewolucja w fakturach, która będzie wymagała zmian w każdej firmie. Nie czekaj na ostatnią chwilę.
Artykuł zaktualizowany 20.01.2024
Oficjalne informacje o KSeF na stronie Ministerstwa Finansów